Acest articol a fost scris de Easy Agile, un partener Atlassian Marketplace care dezvolta aplicatii Agile pentru Jira, cum ar fi Personas, User Story Maps sau Roadmaps


Orice schimbare organizațională este complexă, oricât ar fi de mare sau de mică. Urmărirea fluxurilor de lucru, de asemenea, poate fi o mare bătaie de cap fără software. Totuși, indiferent dacă vrei să începi un nou flux de lucru Jira, să creezi un flux de lucru simplu sau să întreprinzi ceva mai complex, există unelte care să te ajute.

Vom discuta aici despre câteva exemple de flux de lucru Jira ca să poți decide care opțiune se potrivește cel mai bine cu nevoile echipei tale. Poți folosi aceste exemple și ca mini-tutoriale care să te ghideze prin gestionarea proiectelor simple, proiectele complexe sau gestionarea proceselor.

După ce vei afla cum te poate ajuta software-ul Jira să îți eficientizezi procesele de afaceri, probabil te vei întreba cum ai trăit vreodată fără el.

Ce este un flux de lucru Jira?

Un flux de lucru Jira este un plugin de software care te ajută să gestionezi schimbările din organizație. Indiferent dacă această schimbare este la o scară mică, la scară medie sau un proiect masiv, aceste exemple de flux de lucru Jira te pot ajuta să dirijezi sarcina.

Iată de ce ai nevoie de fluxul de lucru Jira pentru a gestiona procesele de afaceri:

  • Gestionarea sarcinilor înseamnă să te ocupi de sarcini la scară mică. Un flux de lucru Jira te poate ajuta să te ocupi de aceste sarcini rapid și eficace.
  • Gestionarea proiectelor mai mari necesită un flux de lucru mai complex. Aici, va trebui să folosești o stare „În desfășurare” pentru a te ajuta mai bine să urmărești sarcinile. De asemenea, poți folosi stări precum „În așteptarea aprobării”, „Analiză în desfășurare” și „Analiză finalizată” pentru fluxurile de lucru complexe.
  • Fluxul de lucru Jira include stări și soluții pentru sarcini multiple. Acest nivel al fluxurilor de lucru demonstrează cât de multi-fațetată poate deveni gestionarea sarcinilor la o scară masivă. Fluxul de lucru pentru gestionarea proceselor este potrivit pentru gestionarea proceselor de afaceri sau de dezvoltare.

Poți folosi un flux de lucru standard, flux de lucru nou sau automatizare personalizată a fluxului de lucru, în funcție de procesul de schimbare pe care vrei să îl întreprinzi. Vom discuta îndată despre aceste trei categorii.

Elemente vitale ale fluxului de lucru Jira

Înainte de a intra în exemplele de flux de lucru Jira, trebuie să vorbim despre toate elementele din fluxul de lucru.

Așteaptă până când echipa este familiarizată cu munca pe acest sistem înainte să încerci orice personalizare. Altfel, membrii echipei agile ar putea ocoli accidental pașii transferului sau ai finalizării, ducând la o înregistrare incompletă a fluxului de lucru.

Vei avea de-a face cu mai multe elemente de bază în fluxul de lucru Jira. Aceste elemente includ:

  • Stări
  • Tranziții
  • Reprezentanți
  • Soluții
  • Condiții
  • Validatori
  • Post-funcții
  • Declanșatori
  • Proprietățile fluxului de lucru
  • Schemele fluxului de lucru

Aceste stări reflectă cine este responsabil de sarcini, locul sarcinii, ce trebuie să se întâmple și munca finalizată.

1. Stările fluxului de lucru

Plasarea problemei sarcinii „În curs de analiză” poate fi prima stare dintr-un proces alcătuit din mai multe stări. Fiecare sarcină necesită apoi mai multe acțiuni în loc de una.

Fiecărei probleme Jira i se aplică o singură stare odată. Sarcina va fi fie „În desfășurare”, fie „Finalizată”. După ce administratorul Jira consideră că au fost îndeplinite toate cerințele pentru aprobarea finală, sarcina va fi marcată ca „Finalizată”.

Sarcini multiple pot apărea sub orice stare unică de-a lungul duratei lor de viață.

2. Tranzițiile fluxului de lucru

Software-ul Jira pentru fluxuri de lucru utilizează tranzițiile pentru a conecta două stări. Tranzițiile primesc nume, cum ar fi „Trimite la analiză”, care conectează stările „În desfășurare” și „În curs de analiză”.

Reține că numai administratorul Jira poate muta sarcinile între stări. Poți personaliza sistemul pentru a anunța diverși membri ai echipei atunci când se face o schimbare.

Tranzițiile fac parte din elementele fluxului de lucru Jira care dirijează sarcinile spre o soluție pentru a finaliza ciclul de viață al unui produs, proces sau proiect.

3. Reprezentanții

Reprezentanții sunt membri ai echipei care sunt responsabili cu finalizarea problemelor sau a sarcinilor de lucru. Această responsabilitate se schimbă frecvent deoarece membrii echipei transferă problemele între stări. După ce un reprezentant finalizează o problemă, administratorul Jira îi elimină numele de pe sarcină.

4. Soluțiile problemelor în fluxul de lucru Jira

Jira workflow examples: GIF for when you nail your to-do list

Exemple de flux de lucru Jira: GIF pentru când îți termini lucrurile de făcut
Administratorul Jira sau reprezentantul responsabil cu permisiunea necesară va soluționa apoi sarcina. Sarcinile soluționate sunt transferate la „Finalizate”, „Rezolvate”, „Nu se rezolvă”, în funcție de starea necesară.

Dacă ai nevoie să redeschizi orice probleme cu stare soluționată, trebuie mai întâi să marchezi soluția ca „Ștearsă”. Neștergerea soluției va însemna că aceasta va apărea în locuri separate, de exemplu „În desfășurare” și la „Finalizate”, ceea ce va fi derutant.

Soluționarea nu este o stare în fluxul de lucru al unui proiect Jira, ci mai degrabă eliminarea din sistem a problemei sarcinii. Nu le confunda pe cele două.

5. Condițiile

Administratorii Jira setează anumite condiții pe panoul Jira pentru a controla cine poate crea o tranziție.

6. Validatorii

Validatorii pot permite sau respinge tranzițiile, în funcție de anumite restricții. Restricțiile includ furnizarea de către reprezentant a unei dovezi că problema sarcinii poate trece prin sistem, de exemplu.

7. Post-funcțiile

Când adaugi post-funcții, aduci modificări ulterioare problemelor. Cu alte cuvinte, poți elimina o soluție după ce redeschizi o problemă. De asemenea, poți adăuga post-funcții pentru a aduce modificări tranzițiilor.

8. Declanșatorii

Declanșatorii te lasă să activezi automat tranzițiile după ce au loc anumite evenimente. Un exemplu de declanșator este atunci când muți o problemă agilă din secțiunea „În desfășurare” în „În curs de analiză” după finalizarea codului pentru un proiect de dezvoltare de software. Echipa va stoca acest cod în cloud-ul Jira, BitBucket sau un alt sistem bazat pe cloud unde părțile interesate relevante au acces la munca echipei.

9. Proprietățile fluxului de lucru

Administratorul Jira poate seta anumite proprietăți pentru a gestiona tranzițiile. Un exemplu ar fi afișarea soluțiilor pentru membrii echipei care sunt legate de un anumit tip de problemă.

10. Schemele fluxului de lucru

Schemele fluxului de lucru susțin fluxul de lucru Jira arătând legăturile relevante între sub-sarcini, tipurile de probleme și stările noi.

Hai să analizăm mai îndeaproape procesul de gestionare a sarcinilor în exemple de flux de lucru Jira.

Exemple de flux de lucru Jira

GIF of a person saying 'I complete the tasks assigned to me'

Din nou, poți folosi software-ul Jira pentru a urmări și a înregistra un număr minim sau multiplu de sarcini. Folosirea unui software pentru a ține evidența schimbărilor ușurează munca în echipă, deoarece mulți membri ai echipei pot vedea același istoric al schimbărilor. Exemplele de flux de lucru Jira îți oferă și un indiciu bun referitor la ce poate face acest software și cum să îl folosești în avantajul tău în gestionarea proceselor de afaceri diverse.

(Pont: Easy Agile Roadmaps for Jira este o modalitate ușoară de a-ți vizualiza fluxul de lucru)

1. Gestionarea fluxului de lucru standard

Fluxul de lucru standard îți permite să creezi o schemă de flux de lucru pentru a trasa, a muta și a finaliza sarcini simple prin intermediul sistemului. De asemenea, ajută la identificarea blocajelor din sistem care împiedică progresul.

Un exemplu de utilizare a acestui flux de lucru ar fi scrierea de articole pentru o campanie de comunicare internă. Articolele sunt problemele sau sarcinile noi din lista „De făcut”. Pe măsură ce începi să scrii fiecare articol, îl muți în secțiunea „În desfășurare”. La fel, pe măsură ce finalizezi fiecare articol, îl transferi în categoria „Gata”.

2. Lista de așteptare a oportunităților pentru fluxul de lucru Jira

Lista de așteptare a oportunităților constă din probleme ale produselor pe care trebuie să le analizezi înainte de a le plasa în fluxul de lucru.

Utilizatorii Jira pot urma acest proces de flux de lucru pas cu pas pentru a gestiona o listă de așteptare a oportunităților:

  • Când părțile interesate oferă feedback, liderul de proiect devine responsabil de gestionarea acestor probleme.
  • Liderul de proiect transmite problemele echipei de gestionare a problemelor. Echipa va analiza elementele și va decide dacă le va include în lista de așteptare.
  • Aceste oportunități sunt evaluate în relație cu costurile de dezvoltare și valoarea pe care o vor livra cazurile de utilizare.
  • Ca alternativă, liderul echipei sau managerul de portofoliu poate plasa aceste oportunități pe Confluence pentru discuții și evaluare în plus.
  • Când echipa are toate detaliile necesare despre oportunitate, Scrum Master-ul sau validatorul o poate transfera la starea „De decis”.
  • După ce este luată o decizie, poți să transferi oportunitatea din lista de așteptare în planul de dezvoltare sau să o pui „În așteptare”.
  • Echipa de cercetare și dezvoltare (R&D) folosește coada „De livrat” pentru a arăta care sunt oportunitățile pe care le vrea incluse în lansările viitoare. Echipa R&D se va concentra asupra oportunităților de rangul cel mai înalt pentru dezvoltare ulterioară.
  • După ce părțile interesate decid să continue cu anumite oportunități din lista de așteptare, acestea devin epopei sau povești pentru proiectele lansării.
  • Oportunitatea din lista de așteptare se transferă apoi la „În dezvoltare”. Liderul echipei va lega apoi oportunitatea de poveștile relevante ale utilizatorilor.
  • Când lucrările echipei sunt finalizate, povestea sau epopeea este închisă după livrarea produsului.

Easy Agile User Story Maps for Jira ușurează adăugarea elementelor din lista de așteptare la Harta poveștilor.

3. Fluxul de lucru nou

Când creezi un nou flux de lucru, îl poți personaliza după nevoile echipei tale. Poți fie să copiezi și să lipești un flux de lucru existent, fie să începi de la zero.

Dacă vei copia și lipi un flux de lucru, reține că vei copia și permisiunile, care ar putea necesita modificări pentru a evita erorile de permisiune.

Spre deosebire de gestionarea propriului flux de lucru standard, care este simplă, s-ar putea să ai nevoie de aprobarea unui Scrum master sau validator Kanban. Apoi poți include aceste permisiuni în noul flux de lucru, evitând problema transferării din greșeală a vechilor permisiuni.

Apoi poți personaliza fluxul de lucru Jira să includă o stare numită „În așteptarea aprobării”, „Analiză produs final” sau „Produs aprobat”, de pildă.

De asemenea, o stare precum „Analiză în desfășurare” poate ajuta la verificarea calității noilor sarcini. În final, o stare „Analiză completă” va arăta că problemele sarcinii și-au încheiat ciclul prin fluxul de lucru. Poți folosi și ecranele de tranziție pe măsură ce muți problemele prin ciclul lor de viață.

4. Fluxul de lucru Jira personalizat

Dacă ai echipe multiple și diverse care lucrează la un proiect, vei vrea probabil să îți personalizezi fluxul de lucru pentru a te alinia cu cerințele lor. Echipe diverse de la dezvoltare de software la marketing și resurse umane folosesc software-ul Jira pentru a-și gestiona fluxurile de lucru personalizate.

La fel, poți folosi personalizări precum cele din exemplul de mai sus cu lista de așteptare a oportunităților pentru a include stări care se potrivesc cu cerințele fluxului tău de lucru. De exemplu, un recrutor de la resurse umane poate folosi diverse stări pentru a indica poziția candidaților într-o campanie de recrutare pentru o anumită funcție. O stare inițială poate fi „CV-uri primite”, urmată de „Candidați posibili pentru interviu” și așa mai departe până la ultimele stări, care ar putea reflecta „Candidați de intervievat” și „Candidat desemnat”.

La personalizarea fluxului tău de lucru, concentrează-te pe imaginea de ansamblu atunci când ai de-a face cu suplimente, deoarece acestea pot complica procesul.

Începe cu fluxurile de lucru Jira automatizate


Mapează-ți fluxul de lucru pentru proiecte simple sau personalizează-le cu plugin-uri Jira suplimentare. Dacă întâmpini vreo dificultate cu personalizarea unui fluxul de lucru, poți oricând să contactezi biroul de asistență Jira pentru ajutor.

Dacă vrei să începi cu automatizarea fluxului tău de lucru, Easy Agile oferă două fluxuri de lucru gratuite în Atlassian Marketplace pentru Scrum și Kanban.

Completează automatizarea noului tău flux de lucru cu alte resurse valoroase precum User Story Maps for Jira de la Easy Agile sau Easy Agile Roadmaps for Jira.


Contacteaza-ne pentru mai multe informatii, demo-uri si preturi.

 

Other Articles

Obtineti mai mult din Atlassian

Aveti alaturi un partener local certificat determinat sa gaseasca cea mai potrivita solutie pentru provocarile cu care va confruntati.

Download Resources

Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua...

    Email address

    Full name

    Company name

    Phone number