In aceasta serie de articole via Adaptavist, vom explora diverse aspecte Confluence care te vor ajuta sa il utilizezi in cel mai bun mod pentru echipa ta – de la continut de impact, la folosirea template-urilor, la integrari si automatizari.

Confluence este spatiul virtual de lucru unde informatia si colaborarea se intalnesc – daca nu esti familiar cu acest produs, poti citi mai multe despre el aici (in Engleza).


Menținerea unui spațiu organizat în Confluence este esențial pentru a îl utiliza corespunzător ca bază de cunoștințe. După ani de utilizare intensivă și creștere nereglementată a softului, majoritatea instanțelor dau dovadă de simptome asemănătoare:

  • Pagini învechite cu conținut irelevant
  • Conținut de prisos, care ocupă spațiu util
  • Navigare complexă și confuză

Dacă sunt ignorate, aceste neplăceri pot deveni cu adevărat probleme majore. Odată ce utilizatorii nu pot găsi conținutul pe care îl caută sau nu se pot baza pe paginile din Confluence, ei încetează să-l mai utilizeze definitiv, și prin urmare își dezvoltă propriile „structuri de date” – ceea ce nu e un lucru care ați dori să se întâmple, dacă Confluence e singura dvs. sursă unde trăiește informația vitală a organizației. Acest ultim articol din seria „Automatizarea managementului de conținut Confluence” este dedicat curățării.

Nu există o soluție magică

Deși simptomele sunt asemănătoare, eventual fiecare neregularitate a instanțelor Confluence are caracterul său specific. O soluție ar putea fi ștergerea conținutului vechi, alta ar fi o reamenajare completă a instanței; unii ar putea avea nevoie să recurgă la programe de completare și macrocomenzi ca parte a unei curățări, în timp ce alții se vor concentra totalmente asupra paginilor.

Care este cel mai bun mod de a curăța instanța mea Confluence? ”Nu există un singur răspuns la această întrebare. Cu toate acestea, în baza experienței noastre de consultanță și a feedback-ului pe care îl primim de la ScriptRunner pentru utilizatorii Confluence din organizații de tot soiul, am creat un ghid pas cu pas pe care îl puteți adapta la situația dvs. unică.

Pasul 1: Structurați spațiile pe categorii

O operațiune de curățare are nevoie de mult aport uman. Există aplicații precum ScriptRunner care vă vor face viața mai ușoară cu acțiunile în bloc și automatizare, dar în cele din urmă sunteți voi cei care trebuie să decideți ce și unde să mutați, precum și ce trebuie să ștergeți sau să păstrați. Luați în calcul toate activele informaționale din instanța dvs., începând cu o clasificare completă a tuturor spațiilor dvs.:

  1. În bara de antet, faceți clic pe meniul Spaces și selectați ‘’Space Directory” în partea de jos a meniului. Aceasta vă va oferi o listă completă a tuturor spațiilor din instanța dvs.

Toate spațiile din instanța demo (foarte dezordonată) listate prin intermediul la Space Directory

  1. Folosind o foaie de calcul simplă, identificați:
  • Care dintre spații pot fi clasificate în funcție de departament / echipă / proiect?
  • Oare se intersectează spațiile între ele, oare se utilizează un spațiu de mai multe departamente?
  • Cine sunt utilizatorii destinați pentru fiecare spațiu?
  • Cine sunt administratorii spațiului? Luați aminte că, în unele cazuri, administratorul spațiului nu e necesar persoana potrivită pentru a vă ajuta să înțelegeți modul în care este utilizat un spațiu.

Folosiți o foaie de calcul pentru a face o evaluare generală a spațiilor dvs.

Pe măsură ce clasificați spațiile folosind metoda de mai sus, veți începe să identificați tipare, observând aceleași întrebări care apar însă pentru diferite grupuri de oameni. Unele echipe ar putea avea o mulțime de spații care par în esență să îndeplinească același lucru – poate acestea trebuiesc unite în unul singur? Alte spații par a fi cu adevărat vechi – au fost acestea oare complet abandonate? Amintiți-vă că la această etapă, nu faceți decât o evaluare pentru a înțelege ce și cui îi aparține, deci nu e nevoie să luați nicio măsură încă.

SFAT UTIL: Pentru o operațiune de curățare generală ar fi o bună practică să luați în considerare aplicațiile pe care le utilizați în instanța dvs. Oare chiar folosiți toate aplicațiile pentru care plătiți? E posibil să economisiți bani înlocuind toate aceste aplicații mici cu o singură aplicație care îndeplinește aceleași funcții?

Pasul 2: Evaluați calitatea conținutului

Odată ce v-ați clasificat spațiile, veți vedea lucrurile dintr-un unghi mai bun, iar lucrurile care sunt primordiale și trebuiesc abordate vor deveni mai clare. Următorul pas necesită o abordare mai sublimă în conținutul dvs.:

Identificați paginile și spațiile care nu au activitate (vizualizări și actualizări).

Identificarea paginilor și spațiilor care au puține vizualizări sau deloc este o modalitate bună de a găsi conținut potențial inutil. Pentru aceasta puteți utiliza pluginul Confluence Usage Stats de la Atlassian (rețineți că acesta poate provoca probleme de performanță în cazul instalațiilor mari) sau alte aplicații disponibile pe piață. Dacă deja urmăriți instanța Confluence cu ajutorul la Google Analytics, aceste informații le puteți găsi în consola de analiză.

În cazul că paginile (și spațiile) nu au fost actualizate de mult timp, e posibil să nu mai aveți nevoie de ele. O modalitate ușoară de a găsi aceste pagini este prin procesul „Old Content notifier” din ScriptRunner Confluence. Utilizați o interogare CQL pentru a filtra conținutul care vă interesează, focusându-vă pe identificarea paginilor care nu au fost modificate de mult timp. Apoi, fie executați procesul deodată, fie îl programați în așa fel ca să primiți în mod regulat notificări cu privire la paginile care devin mai vechi și mai puțin relevante pentru utilizatorii dvs. Aceasta este o modalitate excelentă pentru a vă asigura că conținutul dvs. în Confluence rămîne autentic, fără a fi nevoie să răsturnați munți personal.

Pagini din spațiul TS1 care nu au fost notificate de mai mult de 104 săptămâni

Scriptul încorporat Space Statistics din ScriptRunner Confluence vă va permite să comparați spațiile în funcție de: numărul de pagini, comentarii și volumul atașamentelor, numărul de nume utilizate, numărul distinct de utilizatori care au comentat, data creării. Aceste informații suplimentare vă vor ajuta să înțelegeți mai bine problemele cu care vă confruntați și să identificați cele mai afectate spații.

Comparație între trei spații pe care le-am selectat în instanța mea demo folosind Space Statistics

Găsiți paginile și spațiile care sunt greu de navigat

Calitatea conținutului se poate referi și la ușurința cu care navigați într-un spațiu. Veți găsi probabil multe spații unde lipsește în întregime contextul. Uneori, aceasta nu e o problemă: un spațiu mic poate conține note de întâlnire sau resurse doar pentru un singur proiect și, atâta timp cât echipa de proiect înțelege ce este acolo, nu este nevoie să vă agitați. Cu toate acestea, dacă acel spațiu este destinat să fie folosit ca spațiu de bun venit, pentru informații despre departamente, documentație etc., va trebui să îl reorganizați definitiv, adăugând mai multă informație contextuală.

Denumiți ceea ce ați găsit

Pe măsură ce identificați pagini și spații problematice, denumiți-le cu „duplicat”, „pentru a fi revizuit” etc. Confluence oferă o serie de macrocomenzi, cum ar fi Display Pages with Labels, care vă ajută să afișați și să organizați conținutul pe care l-ați identificat pentru a îl pregăti pentru pasul următor.

Pasul 3: Verificați cu ajutorul administratorilor de spațiu

Acum este momentul să implicați administratorii de spațiu în acțiune. De exemplu, aceștia vă pot spune la sigur ce poate fi șters fără a cauza daune, ce trebuie păstrat, dacă numărul de spații care par să conțină același lucru pot fi reorganizate într-unul singur sau dacă atașamentele care ocupă mult spațiu de stocare pot fi șterse fără consecințe.

Dacă utilizați macrocomanda Display Pages with Labels, puteți crea o pagină Confluence care afișează conținutul pe care l-ați denumit și să direcționați administratorii în acea zonă.

Dacă aveți ScriptRunner Confluence, aruncați o privire la macro-ul CQL personalizat. Acesta vă permite să utilizați o căutare CQL pentru a afișa fiecărui administrator de spațiu tot conținutul de care au nevoie pentru a verifica în mod organizat în funcție de nume, într-un tabel îngrijit pe o singură pagină Confluence.

Pasul 4: Eliminarea conținutului inutil

Odată ce administratorii dvs. de spațiu au dat feedback-ul, în sfârșit sunteți gata pentru a curăța. Acesta este momentul în care decideți ce să ștergeți și ce să arhivați.

Arhivarea conținutului inutil

Când vine vorba de Confluence, termenul „arhivare” poate fi puțin confuz, deoarece poate însemna lucruri diferite pentru oameni diferiți. În funcție de ce articol citiți sau cu ce expert vorbiți, același termen este folosit fie pentru „a muta conținutul într-un spațiu separat din aceeași instanță”, fie pentru „a muta conținutul vechi pe un alt server pentru a economisi spațiu‘’. 

Dacă obiectivul principal al curățării este de a facilita utilizarea și a spori găsirea lucrurilor în Confluence, ar putea fi suficient să arhivați conținutul vechi într-un spațiu separat din aceeași instanță, astfel încât să nu induceți în eroare utilizatorii. 

În calitate de administrator sau administrator de spațiu, puteți chiar „ascunde” paginile vechi în același spațiu utilizând comenzile Space tools> Reorder pages, apoi mutându-le în afara arborelui de structură a paginii și restrictionând accesul acestora. Acesta este un mod rapid și ușor de a „curăța” spațiul, ascunzând conținutul, dar în același timp păstrându-l accesibil.

Ascundeți paginile vechi de utilizatori în cadrul aceluiași spațiu

Ștergerea conținutului

Dacă obiectivul principal al curățării este de elibera spațiu pe instanța dvs., va trebui fie să ștergeți complet conținutul inutil, fie să îl scoateți din instanță.

SFAT UTIL: În timp ce mutați conținutul, puteți restricționa accesul la pagini – fie cu scopul de a le muta mai târziu pe un server separat, fie pentru a le șterge. Dacă utilizați ScriptRunner, utilizați scriptul încorporat Add / Remove Restrictions to Parent & Child Pages pentru a adăuga restricții de vizualizare și editare la o anumită pagină și la toți utilizatorii acesteia concomitent.

Fără ajutorul vreunui plugin în Confluence – ștergerea conținutului va consuma mult timp: va trebui să ștergeți pagină după pagină, comentariu după comentariu, atașament după atașament etc. ScriptRunner Confluence oferă o serie de scripturi încorporate ușor de utilizat care vă vor ajuta să economisiți mult timp, permițându-vă să efectuați ștergeri în bloc:

  • Bulk Delete Attachments – șterge toate atașamentele (sau atașamentele de o vechime specificată) pentru o pagină sau mai multe pagini
  • Bulk Delete Comments – șterge toate comentariile (sau comentariile de o vechime specificată) pentru o pagină sau mai multe pagini
  • Bulk Purge Trash – curăță definitiv materialul din toate coșurile de gunoi pentru unul sau mai multe spații specifice sau toate spațiile

ScriptRunner dă posibilitatea administratorilor Confluence să permită accesul la aceste scripturi incorporate administratorilor de spațiu. Deci, odată ce ați stabilit care lucruri trebuie șterse, puteți instrui administratorii de spațiu să treacă la procesul de ștergere în spațiile lor proprii.

Odată ce l-ați activat, administratorii de spațiu au acces la scripturile încorporate prin Space tools> Advanced Space Functionality

Pasul 5: Reorganizează conținutul cu care ați rămas

Odată ce scapi de conținutul de care nu mai ai nevoie, este timpul să reorganizezi ceea ce rămâne, astfel încât să devină ușor accesibil și lizibil.

Acest lucru poate dura de la o săptămână pînă la șase luni sau mai mult, în funcție de complexitate. Poate că va trebui să organizați doar câteva spații în șabloane noi, dar s-ar putea să trebuiască să creați o structură complet nouă și să mutați mii de pagini în aceasta. În legătură cu aceasta, iată câteva lucruri care vă vor ușura munca.

SFAT UTIL: Dacă doriți să reorganizați conținutul curățat într-o structură complet nouă, e mai ușor să folosiți aceeași instanță Confluence decât să mutați totul într-o instanță nouă. Crearea de spații noi în aceeași instanță și copierea conținutului în ele este mai ușor decât să vă jucați cu exportul și importul în două instanțe diferite. Iar după ce ați copiat totul, ștergeți structura veche.

Dacă sunteți utilizator ScriptRunner, aruncați o privire la scriptul încorporat Copy Space. Pe acesta îl puteți folosi pentru a copia în întregime un spațiu șablon nou pe care l-ați creat – așa ca, odată ce ați creat un spațiu cu o structură nouă, mai bună, să îl puteți copia de cîte ori vreți.

Adăugați metadate în spații și organizați-le folosind funcția Space Categories

Spațiile reorganizate ar trebui să conțină o descriere scurtă care să facă o introducere utilizatorilor noi. De asemenea, gruparea spațiilor dvs. cu Space Categories vă va permite să le găsiți mult mai ușor în viitor.

Adăugați descrieri și clasificați toate spațiile Confluence

Utilizați șabloane și blueprint-uri pentru spațiile și paginile dvs.

Organizarea conținutului pe baza unui șablon predefinit va asigura că nu vor mai fi pagini și spații fără conținut și că toate informațiile necesare pentru a face navigarea ușoară sunt accesibile. Mai mult decât atât, menținerea unui stil consistent va facilita găsirea și digerarea conținutului. Pentru a vă aprofunda în modul de utilizare a șabloanelor și blueprint-urilor și pentru a vă structura mai bine instanța, consultați acest articol

Șablon de bază pentru un plan de proiect

Folosiți un sistem de numire standardizat

Creați și documentați o Convenție de numire , apoi comunicați-o în mod clar tuturor utilizatorilor. Toate paginile noi adăugate după curățare vor fi ușor de găsit prin filtrarea rezultatelor căutării pe baza numelui. Puteți citi mai multe despre cum să utilizați un sistem de numire Confluence aici.

Lipsa consistenței în numirea paginii Confluence creează haos

Pasul șase: Configurați procesele și instruiți utilizatorii

Ați petrecut 6 luni creând un sistem Confluence curat, organizat și plăcut. Felicitări! Acum, rămâne cel mai important pas, care în mod surprinzător, fiecare a 2 persoană din 3 îl uită: stabiliți procesele necesare și instruiți utilizatorii despre modul în care acestea lucrează. Fără aceasta, în timp de 2 ani, s-ar putea să te trezești repetând totul din nou. În mod normal, acest pas ar trebui să aibă loc concomitent cu Pasul 5, deoarece acestea sunt toate niște decizii pe care trebuie să le luați împreună cu utilizatorii, pe măsură ce vă organizați. Iată câteva lucruri care trebuie luate în considerare:

  • Decideți care sunt șabloanele standard pentru fiecare departament. Întrebați-vă dacă puteți replica șabloane între departamente pentru a obține o standardizare sporită. De exemplu, fiecare pagină de pornire ar putea avea același aspect și informații pe care le considerați vitale.
  • Pe lângă un sistem de numire standardizat, este posibil să aveți nevoie și de convenții de numire standardizate ale spațiilor și paginilor.
  • Pentru a preveni haosul în viitor, vă recomandăm ca administratorii dvs. de spațiu să revizuiască periodic conținutul pentru arhivare și ștergere.
  • Documentați în mod clar toate procesele asupra cărora ați convenit.

Cel mai probabil că aceste decizii vor fi luate împreună cu reprezentanții diferitelor echipe și departamente. Însă totuși, după ce ați convenit la toate capitolele, asigurați-vă că informațiile ajung la toți utilizatorii. Fiecare echipă are nevoie de o sesiune de informare separată despre noua configurare sau poate ar fi mai eficient o comunicare la nivelul întregii companii?

SFAT UTIL: Standardizarea nu trebuie să se oprească la Confluence. Întrebați-vă dacă echipele dvs. de proiect au nevoie ca spațiul de proiect să corespundă unui proiect Jira? În caz că au nevoie, atunci cu ScriptRunner, puteți genera automat un proiect Jira, atunci când un nou spațiu Confluence e creat – sau invers.

Automatizează procesele

Folosind ScriptRunner, puteți asigura ca un spectru larg a proceselor la care ați convenit să fie automatizate. Puteți configura propriile automatizări și să le personalizați pentru scenariile dvs., dar iată câteva exemple de la utilizatorii noștri:

  • Utilizați funcția Script Jobs pentru a crea un sistem de verificare care rulează în mod regulat, identificând paginile vechi și notificand deținătorul spațiului sau administratorul pentru a acționa.
  • Creați un proces programat pentru a rula un script pentru a arhiva sau șterge paginile identificate ca inactive după ce trece un timp pe care îl specificați
  • Utilizați Prune old page versions pentru a elimina versiunile paginilor vechi într-un mod regulat

Other Articles

Obtineti mai mult din Atlassian

Aveti alaturi un partener local certificat determinat sa gaseasca cea mai potrivita solutie pentru provocarile cu care va confruntati.

Download Resources

Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua...

    Email address

    Full name

    Company name

    Phone number